💡 Cet article s'adresse aux pilotes et pilotes locaux qui mettent en place le suivi opérationnel de leurs mesures de sécurité au quotidien.
La création des tâches récurrentes peut se faire par plusieurs moyens.
Vous pouvez aussi créer des gabarits de tâches récurrentes dans le Catalogue directement.
⚠️ La création d'une tâche en gabarit dans le catalogue ne permet pas de sélectionner des mesures de sécurité publiques. Pour cela, il est préférable de passer par le module Tâches Récurrentes.
Créer des tâches récurrentes directement dans Tenacy
Option 1 : Création depuis le socle de sécurité
Depuis le socle de sécurité, vous pouvez directement créer une nouvelle tâche récurrente liée à votre mesure de sécurité :
⚠️ Si vous souhaitez créer votre propre tâche récurrente, il faut donc passer par le module Tâches récurrentes pour le faire.
Option 2 : Création depuis le module Tâches récurrentes
Pour ajouter une tâche récurrente, cliquez sur le bouton en haut à droite du registre de tâches récurrentes :
Vous pouvez aussi directement ajouter une tâche dans un groupe en cliquant sur le bouton à droite du nom de groupe :
Le formulaire d'ajout vous permet de spécifier les informations de base pour la tâche. Vous pourrez associer des pièces jointes (instructions de réalisation par exemple) et des métriques dans un second temps après création.
💡 Dans Tenacy, une métrique désigne une valeur chiffrée que vous saisissez au moment de réaliser la tâche (par exemple un nombre d'incidents traités). Un indicateur est un objet distinct, construit à partir d'une ou plusieurs métriques, qui sert à suivre une tendance dans le temps.
Champs du formulaire de création d'une tâche récurrente : que signifient-ils ?
Mesure, charge, preuve obligatoire, permettre NA et nature d'une tâche récurrente
Mesure : Une tâche est forcément associée à une mesure implémentée.
Charge : La charge de réalisation d'une période permet de planifier les ressources nécessaires.
Preuve obligatoire : Il est possible de rendre obligatoire l'association d'une pièce jointe (généralement preuve de réalisation).
Permettre NA : Il est aussi possible de permettre d'indiquer qu'une période de réalisation est Non Applicable.
🔎 Le non applicable peut également être utile si vous souhaitez faire une tâche récurrente toutes les 2 semaines, les 2 mois, les 2 ans : vous pouvez prendre les périodicités hebdomadaires, mensuelle et annuelle et indiquer 1/2 la tâche récurrente comme Non Applicable.
Nature : La nature de la tâche permet de distinguer les tâches opérationnelles des tâches de contrôle.
Les tâches opérationnelles correspondent aux opérations de sécurité (SecOps) et sont nécessaires au bon fonctionnement des mesures de sécurité. Elles sont réalisées ou non (leur performance de réalisation peut être mesurée via des indicateurs) et contribuent au score opérationnel des mesures.
Les tâches de contrôle correspondent au contrôle permanent ou périodique et permettent de mesurer le bon fonctionnement des processus opérationnels. Elles sont réalisées ou non, et lorsque réalisées peuvent être positives (test OK) ou négatives (test KO), elles contribuent à la conformité.
🔎 Les tâches récurrentes de contrôle ont 3 degrés de réponse : Fait OK, Fait KO et Non fait. La réponse "Fait KO" désigne le fait d'avoir bien réalisé la tâche récurrente, mais de ne pas avoir trouvé le résultat attendu. Ces tâches récurrentes peuvent être mise en place dans le cadre d'un plan de contrôle. Cet article vous explique comment.
Dates de début et périodicité : tâches calendaires et non calendaires
Le champ Début du formulaire de création détermine la date de départ de la tâche récurrente. Selon la périodicité choisie et la date sélectionnée, la tâche sera calendaire ou non calendaire.
Les tâches hebdomadaires et mensuelles sont obligatoirement alignées sur le calendrier : la date de début sera le premier jour de la période (semaine ou mois). Par exemple, si je crée une tâche récurrente mensuelle le 14 août, ma date de début devra être le 1er d'un mois.
Les tâches trimestrielles, semestrielles et annuelles, elles, peuvent être calendaires ou non, en fonction de la date de début choisie.
🔎 Par défaut, quand une périodicité est sélectionnée, Tenacy fixe la date au début de la période calendaire courante. Une autre date peut être choisie et le fonctionnement est le suivant :
Si la date de début correspond à une période calendaire, par exemple 01/01/2024 pour une tâche annuelle ou 01/10/2024 pour une tâche trimestrielle, la tâche sera calendaire, et il sera possible de modifier la date de début pour une autre date calendaire valide.
Si la date de début n'est pas une période calendaire, par exemple 01/04/2024 pour une tâche annuelle ou 15/09/2024 pour une tâche "trimestrielle", alors la tâche sera non calendaire, devant être saisie avant sa date anniversaire moins 1 jour, par exemple entre le 01/04/2024 et le 31/03/2025 pour la première itération de l'exemple annuel précédent, et la date de début ne sera pas modifiable.
💡 Une tâche non calendaire est utile pour coller à une réalité métier qui ne suit pas l'année civile (par exemple un exercice fiscal démarrant en avril). Pensez à bien vérifier votre choix de date de début avant validation : elle ne pourra plus être modifiée par la suite.
Fenêtre de réalisation d'une tâche récurrente
💡La fenêtre de réalisation, c'est le nombre de jours avant la fin de la période dans laquelle vous pourrez remplir la tâche récurrente.
Si aucune fenêtre de réalisation n'est spécifiée, une tâche peut être indiquée comme réalisée dès le début de sa période. Par exemple, pour une tâche mensuelle, il est possible de la renseigner comme faite pour la période en cours dès le 1er du mois.
Si une fenêtre est spécifiée, alors la tâche ne peut pas être renseignée avant le début de cette fenêtre et la date de réalisation doit être dans la fenêtre définie. La fenêtre est calculée comme [<date de fin de période> - nb jours, <date de fin de période>]. Par exemple, pour une tâche annuelle, si la fenêtre est de 30 jours, alors la tâche ne peut pas être saisie avant le dernier mois de l'année.
Approbation (contrôle de 2ème niveau) d'une tâche récurrente
Vous pouvez décider que la tâche nécessite une approbation en sélectionnant, dans le champ Approbateur, un utilisateur ou un groupe :
S'il n'y a pas d'approbateur, alors une tâche indiquée réalisée passe directement en état réalisé
S'il y a un approbateur, une tâche indiquée réalisée passe en état attente d'approbation
Si la tâche en attente d'approbation est acceptée, elle est réalisée
Si la tâche est rejetée, elle passe et doit être re-soumise après correction.
🔎 l'approbation s'applique aussi au statut Non Applicable.
Après la création : ce que vous retrouvez dans votre tâche récurrente
Registres
En tant que pilote local, des registres "masqués" peuvent apparaître. Il s'agit des registres auxquels la tâche récurrente appartient, mais qui sont hors du scope du pilote local. Il ne peut donc ni les voir, ni les modifier.
Onglet Historique
Cet onglet vous permet de consulter les différentes occurrences de la tâhce récurrente et si elles ont été réalisées ou non, par qui et quand. Vous pouvez aussi réaliser la tâche récurrente depuis cet onglet en cliquant sur une des occurrences.
Onglet Métriques
Vous pouvez associer des métriques à vos tâches récurrentes : ainsi, lors de la saisie de votre tâche, vous pourrez directement saisir la/les métriques associées.
🔎 Vous pouvez lire cet article pour comprendre comment rattacher une métrique à une tâche récurrente.
On peut également simplement consulter les métriques associées aux tâches récurrentes à partir de cet onglet.
Onglet Fichiers
Dans cet onglet, vous pouvez consulter et ajouter des fichiers rattachés à la tâche elle-même (valables pour toute la durée de la tâche), par exemple des instructions de réalisation. Ces fichiers sont distincts des pièces jointes que vous déposez à chaque occurrence (preuves de réalisation).
Onglet Activité
Comme ailleurs dans la solution, l'onglet "Activité" vous permet de constater les différentes étapes de la tâche, mettre des commentaires, des images, des liens...
Créer des tâches récurrentes via import
Vous pouvez aussi importer/exporter vos registres de tâches récurrentes et également générer un rapport PDF.
Vous trouverez le template de fichier XLS en cliquant sur "Import XLS".
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une tâche opérationnelle et une tâche de contrôle ?
Une tâche opérationnelle correspond à une opération de sécurité réalisée ou non, et contribue au score opérationnel de la mesure. Une tâche de contrôle sert à vérifier qu'un processus fonctionne bien : elle peut être réalisée avec un résultat positif (Fait OK) ou négatif (Fait KO), et contribue à la conformité.
Comment savoir si ma tâche récurrente sera calendaire ou non ?
Cela dépend de la date de début choisie. Si elle correspond au premier jour d'une période calendaire (par exemple le 1er janvier pour une tâche annuelle), la tâche est calendaire et sa date de début reste modifiable. Sinon, elle est non calendaire et sa date de début ne pourra plus être changée une fois la tâche créée.
Que se passe-t-il si je dois modifier la fréquence d'une tâche récurrente qui a déjà un historique de réalisation ?
La fréquence ne peut pas être modifiée directement s'il existe un historique de réalisation. Deux options s'offrent à vous, selon que vous souhaitez ou non conserver cet historique :
Vous ne souhaitez pas garder l'historique : vous pouvez le vider en cliquant sur la tâche récurrente concernée, puis sur l'onglet Historique, puis en sélectionnant les occurrences "Fait" et en cliquant sur "Supprimer". Si vous avez plusieurs tâches récurrentes à vider, vous pouvez aussi passer par un import : exportez l'ensemble du registre, videz les données sur le fichier Excel obtenu, puis réimportez-le dans Tenacy.
Vous souhaitez garder l'historique : clôturez la tâche récurrente actuelle en lui donnant une date de fin, puis créez une nouvelle tâche récurrente avec la fréquence souhaitée.