Cet article s'adresse aux pilotes et contributeurs amenés à consulter ou saisir des tâches récurrentes dans Tenacy.
Un registre de tâches récurrentes regroupe des tâches à réalisation périodique (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Vous pouvez par exemple y rassembler les tâches récurrentes rattachées à un même périmètre ou une même thématique de contrôle.
On distingue deux types de tâches : les tâches opérationnelles, pour lesquelles on constate simplement la réalisation, et les tâches de contrôle, dont chaque réalisation est évaluée OK ou KO.
Il vous est possible de modéliser dans un tableau de bord des indicateurs de suivi en lien avec un registre de tâches récurrentes.
Tenacy propose quatre vues pour parcourir un registre, chacune adaptée à un usage différent :
la vue Calendrier pour visualiser l'avancement en un coup d'œil
la vue Charge pour identifier les surcharges par personne
la vue séquentielle pour saisir les tâches les unes après les autres
la vue Liste pour consulter la liste de manière synthétique
Vue Calendrier : visualiser l'avancement en un coup d'œil
La vue Calendrier est la vue par défaut et la plus utilisée. Elle représente la réalisation de chaque tâche par un carré de couleur, dont le code est le suivant :
en gris clair, les tâches à venir (période future)
en jaune, les tâches en retard (période passée non saisie)
en bleu, les tâches à réaliser sur la période en cours
en gris foncé, les tâches marquées non applicable
en vert, les tâches réalisées (tâches opérationnelles) ou réalisées OK (tâches de contrôle)
en bleu, les tâches réalisées KO (tâches de contrôle uniquement)
en rouge, les tâches non réalisées (statut définitif)
en hachuré bleu, les tâches en attente d'approbation
en jaune hachuré bleu, les tâches rejetées à revoir
Les réalisations accompagnées d'une preuve (pièce jointe ou lien) sont identifiées par un point bleu : 
En haut de la grille, un sélecteur permet d'ajuster la granularité temporelle affichée (par exemple jour, semaine ou mois selon la périodicité des tâches).
Depuis le menu en haut à droite de la vue, vous pouvez également :
ajouter un groupe de tâches récurrentes
envoyer un rappel aux utilisateurs n'ayant pas encore saisi la réalisation de tâches qui leur sont associées : cela envoie un rappel à toutes les personnes responsables d'une tâche dans le registre
modifier le registre de tâches (nom, identifiant, périmètre associé, description).
Vue charge : identifier qui est en surcharge
La vue Charge offre une vue d'ensemble de la charge de travail, détaillée par personne ayant des tâches à réaliser dans le registre. Elle permet de repérer rapidement qui a le plus de tâches à traiter, notamment celles en retard, pour prioriser les relances.
Vue séquentielle : saisir mes tâches une par une
La vue séquentielle permet de parcourir les tâches à renseigner les unes après les autres et d'indiquer leur réalisation au fur et à mesure. Les tâches sont présentées dans des onglets, un par périmètre à saisir, avec le nombre de tâches restant à renseigner indiqué sur chaque onglet.
Une barre de progression sous les onglets indique l'avancement global de la saisie.
Pour naviguer, vous pouvez continuer la saisie là où vous l'avez laissée, ou passer directement à la tâche non renseignée précédente ou suivante.
Le sommaire à gauche de l'écran permet également de suivre la progression pour chaque périodicité et d'accéder directement à la saisie d'une tâche donnée.
Vue Liste : consulter la liste complète, synthétiquement
La vue Table est dédiée à la visualisation : elle ne permet pas d'accéder directement aux occurrences pour remplir leur réalisation. Cliquez sur une ligne pour accéder au détail d'une tâche.
💡 Pour saisir une réalisation, utilisez la vue Calendrier ou la vue séquentielle : la vue Liste est plus adaptée à la consultation des paramètres des différentes tâches.
Questions fréquentes
Puis-je passer d'une vue à l'autre à tout moment ?
Oui. Les quatre vues (Calendrier, Charge, séquentielle, Liste) affichent les mêmes tâches du même registre : vous pouvez passer de l'une à l'autre librement selon votre besoin du moment.
Que se passe-t-il si une tâche reste en retard sur plusieurs périodes ?
Chaque période non saisie dans le passé reste affichée en retard indépendamment des autres périodes. Il n'y a pas de blocage, mais tant qu'une réalisation n'est pas renseignée, elle continue de peser sur le taux de saisie du registre.
Qui reçoit le rappel envoyé depuis la vue Calendrier ?
Le rappel est envoyé à l'ensemble des personnes responsables d'au moins une tâche non encore saisie dans le registre, et non à une personne en particulier.
Comment savoir si une réalisation est justifiée par une preuve ?
En vue Calendrier, un point bleu apparaît sur les tâches dont la réalisation a été accompagnée d'une pièce jointe ou d'un lien.
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