Une tâche récurrente est une action à réaliser selon une fréquence déterminée (mensuelle, trimestrielle, annuelle...). Pour objectiver sa réalisation, vous pouvez lui associer une ou plusieurs métriques : ce sont des valeurs numériques rattachées à un périmètre, qui alimentent un indicateur (une formule combinant une ou plusieurs métriques), lui-même rattaché à une mesure, c'est à dire le processus que votre tâche récurrente vient contrôler.
Cet article présente les différentes façons d'associer une métrique à une tâche récurrente, selon que la métrique existe déjà dans votre configuration ou qu'elle reste à créer.
Pourquoi certaines métriques sont proposées automatiquement
Une tâche récurrente ne peut proposer que les métriques dont l'indicateur est déjà associé à la mesure qu'elle contrôle.
Autrement dit, pour qu'une métrique soit proposée dans le sélecteur de l'onglet "Métriques" d'une tâche récurrente, il faut que :
la tâche récurrente ait une mesure associée
l'indicateur correspondant soit associé à cette mesure.
Si aucune métrique ne s'affiche dans vos suggestions, vérifiez donc d'abord que la tâche récurrente a bien une mesure liée. Vous le verrez dans le panneau de détail de la tâche récurrente > onglet Paramètres.
💡 Si aucun indicateur n'est encore associé à la mesure, l'onglet "Métriques" de la tâche récurrente ne proposera quand même aucune métrique. Ce n'est pas une anomalie : il faut alors associer un indicateur existant à la mesure, ou en créer un nouveau. Les deux méthodes sont détaillées plus bas.
Associer une métrique proposée à une tâche récurrente
Rendez-vous dans l'onglet "Tâches récurrentes", ouvrez la tâche récurrente concernée puis accédez à son onglet "Métriques". Le sélecteur "Métriques à associer" affiche les métriques disponibles : ce sont celles dont les indicateurs sont déjà rattachés à la mesure contrôlée par la tâche récurrente. Sélectionnez celles que vous souhaitez suivre.
⚠️ Si la périodicité d'une métrique proposée ne correspond pas à celle de la tâche récurrente (par exemple une métrique mensuelle sur une tâche récurrente trimestrielle), il n'est pas possible de la collecter via cette tâche récurrente. Elle doit alors être saisie directement depuis le tableau de bord des métriques, indépendamment de la tâche récurrente.
Associer un indicateur à une mesure
Depuis le socle de sécurité
Pour qu'un indicateur apparaisse dans les métriques disponibles à la sélection d'une tâche récurrente, il faut que la tâche récurrente et l'indicateur soient tous les deux instanciés sur la même mesure, dans le socle de sécurité de votre périmètre.
Si l'indicateur que vous souhaitez utiliser est déjà lié à la mesure dans le catalogue mais n'est pas encore instancié sur votre périmètre, vous ne le trouverez pas dans l'onglet "Métriques" de votre tâche récurrente : il doit d'abord être instancié depuis le socle de sécurité, sur la même mesure que la tâche récurrente.
Cliquez sur une mesure implémentée puis sur "Ajouter un contrôle" pour ajouter l'indicateur à la mesure. Retournez ensuite sur votre tâche récurrente > onglet Métriques, pour rattacher la métrique à votre tâche récurrente.
Depuis le module Tableaux de bord
Si l'indicateur n'est pas encore lié à la mesure, rendez-vous dans Tableaux de bord > Indicateur, puis dans l'onglet "Mesures" pour sélectionner la mesure concernée.
💡 Si l'indicateur que vous recherchez est privé (vous l'avez créé, il ne faisait pas partie du catalogue Tenacy), cochez l'option "Voir tout" pour le faire apparaître dans la liste.
Une fois l'indicateur lié à la mesure et instancié sur le même périmètre que la tâche récurrente, les métriques qui l'alimentent deviennent disponibles dans l'onglet "Métriques" de la tâche récurrente, sous réserve que leur périodicité corresponde à celle de la tâche récurrente.
Rattacher une nouvelle métrique à une tâche récurrente
Créer une métrique qui n'existe pas encore au catalogue
Si aucune métrique du catalogue ne correspond à votre besoin, vous pouvez en créer une nouvelle depuis Tableaux de bord, onglet "Métriques", bouton "Ajouter une métrique".
Renseignez les champs suivants :
Nom de la métrique : le libellé affiché dans les tableaux de bord et les tâches récurrentes
Identifiant : facultatif, la solution en génère un automatiquement si vous laissez le champ vide
Périodicité : la fréquence de collecte de la métrique (mensuelle, trimestrielle...)
Groupement / Périmètre : associe la métrique aux groupements ou au périmètre concerné
🚫 Une fois qu'un historique de valeurs existe pour une métrique, sa périodicité ne peut plus être modifiée.
💡 Si un périmètre doit collecter la métrique pour le compte d'un autre périmètre, rendez-vous dans l'onglet "Affectations et délégations" de la métrique pour choisir le périmètre collecteur, ainsi que l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs qui viendra la collecter.
Créer un indicateur alimenté par cette métrique
Un indicateur combine une ou plusieurs métriques via une formule de calcul. Il existe deux types d'indicateurs, qu'il est important de distinguer :
📈 Indicateur de performance : sa valeur calculée est comprise entre 0 et 1 (0 à 100%), 1 représentant la valeur idéale. Il possède une cible à atteindre et une échelle de représentation, et participe au calcul de l'efficacité et de la performance des mesures.
🔟 Indicateur d'activité : sa valeur n'est pas bornée. Une cible peut être définie pour l'affichage, mais sans échelle de performance associée. Ces indicateurs ne participent pas au calcul de la performance des mesures.
Pour créer l'indicateur, renseignez :
Nom de l'indicateur
Identifiant : facultatif, généré automatiquement si laissé vide
Périodicité
Type : Performance ou Activité
Échelle d'indicateur et Valeur cible : pour les indicateurs de performance notamment
Groupement / Périmètre
Formule : combine des valeurs de métriques avec des opérateurs mathématiques et de précédence (parenthèses, addition, soustraction, multiplication, division)
💡 Pour retrouver plus facilement une métrique lors de la saisie de la formule, tapez "!" suivi d'un terme à rechercher. Deux variables automatiques simplifient également l'écriture de certaines formules : __NBDAYS est remplacé par le nombre de jours de la période calculée (utile pour les moyennes journalières), et __NBMETRICS par le nombre de métriques présentes dans la formule (utile pour une moyenne, par exemple (ME01 + ME02 + ME03) / __NBMETRICS).
Lier l'indicateur à la mesure et à la tâche récurrente
Une fois l'indicateur créé, associez-le à la mesure contrôlée par votre tâche récurrente depuis Tableaux de bord > Indicateur > Onglet Mesures.
Rendez-vous ensuite dans le module "Tâches récurrentes", ouvrez la tâche récurrente concernée, puis dans son onglet "Métriques", associez la métrique qui alimente ce nouvel indicateur.
Vérifier le paramétrage avec un test
Pour vérifier que le paramétrage vous convient, réalisez un test en validant une tâche récurrente à laquelle vous avez associé une métrique.
Rendez-vous dans "Tâches récurrentes", sélectionnez le registre où se trouve votre tâche récurrente, puis ouvrez la fiche de réalisation. Passez la tâche récurrente en statut "Fait", puis enregistrez : un pop-up s'ouvre pour saisir les métriques associées à la tâche récurrente. Vous pouvez y ajouter un commentaire si nécessaire.
Pour modifier ou supprimer une valeur déjà saisie, cliquez sur la date de réalisation concernée, puis sur "Enregistrer" : le pop-up réapparaît et vous pouvez y modifier ou supprimer les valeurs saisies.
Questions fréquentes
Pourquoi aucune métrique ne m'est proposée dans l'onglet "Métriques" de ma tâche récurrente ?
Parce qu'aucun indicateur n'est encore associé à la mesure contrôlée par cette tâche récurrente. Associez un indicateur existant à la mesure depuis le socle de sécurité, ou créez-en un nouveau.
Que se passe-t-il si la périodicité de ma métrique ne correspond pas à celle de ma tâche récurrente ?
La collecte via la tâche récurrente devient impossible. La métrique doit alors être saisie directement depuis le tableau de bord des métriques.
Puis-je changer la périodicité d'une métrique après sa création ?
Non, dès qu'un historique de valeurs existe pour la métrique, sa périodicité devient définitive.
Quelle est la différence entre un indicateur de performance et un indicateur d'activité ?
Un indicateur de performance est borné entre 0 et 1 et participe au calcul de la performance des mesures. Un indicateur d'activité n'est pas borné et n'a pas d'impact sur ce calcul, même s'il peut afficher une cible.
🔎 Pour aller plus loin, consultez : Créer son propre indicateur d'activité, Créer son propre indicateur de performance, Saisir des métriques et Réaliser une tâche récurrente.
