La création des tâches récurrentes peut se faire par plusieurs moyens.
Vous pouvez aussi créer des gabarits de tâches récurrentes dans le Catalogue directement.
⚠️ La création d'une tâche en gabarit dans le catalogue ne permet pas de sélectionner des mesures de sécurité publiques. Pour cela, il est préférable de passer par le module Tâches Récurrentes.
Création de tâches récurrentes directement dans Tenacy
Création depuis le socle de sécurité actuel
Si vous disposez encore du socle de sécurité actuel, vous pouvez créer des tâches récurrentes directement depuis la mesure.
Sélectionnez la mesure > Modifier. Dans l'onglet Tâches récurrentes, choisissez d'associer une tâche récurrente proposée ou une nouvelle tâche récurrente :
Si vous créez une nouvelle tâche récurrente, suivez les instructions ci-dessous.
Si vous décidez d'ajouter une tâche proposée, vous aurez accès automatiquement aux tâches récurrentes associées à la mesure dans le Catalogue Tenacy.
Création depuis le nouveau parcours de conformité
Depuis le nouveau parcours de conformité, vous pouvez directement créer une nouvelle tâche récurrente liée à votre mesure de sécurité :
⚠️ Si vous souhaitez créer votre propre tâche récurrente, il faut donc passer par le module Tâches récurrentes pour le faire.
Création depuis le module Tâches récurrentes
Pour ajouter une tâche récurrente, cliquez sur le bouton en haut à droite du registre de tâches récurrentes :
Vous pouvez aussi directement ajouter une tâche dans un groupe en cliquant sur le bouton à droite du nom de groupe :
Le formulaire d'ajout vous permet de spécifier les informations de base pour la tâche. Vous pourrez associer des pièces jointes (instructions de réalisation par exemple) et des métriques dans un second temps après création.
Mesures
Une tâche est forcément associée à une mesure implémentée
Charge
La charge de réalisation d'une période permet de planifier les ressources nécessaires
Preuve obligatoire
Il est possible de rendre obligatoire l'association d'une pièce jointe (généralement preuve de réalisation).
Permettre NA
Il est aussi possible de permettre d'indiquer qu'une période de réalisation est Non Applicable
🔎 Le non applicable peut également être utile si vous souhaitez faire une tâche récurrente toutes les 2 semaines, les 2 mois, les 2 ans : vous pouvez prendre les périodicités hebdomadaires, mensuelle et annuelle et indiquer 1/2 la tâche récurrente comme Non Applicable.
Nature
La nature de la tâche permet de distinguer les tâches opérationnelles des tâches de contrôle.
Les tâches opérationnelles correspondent aux opérations de sécurité (SecOps) et sont nécessaires au bon fonctionnement des mesures de sécurité. Elles sont réalisées ou non
(leur performance de réalisation peut être mesurée via des indicateurs)
et contribuent au score opérationnel des mesures.
Les tâches de contrôle correspondent au contrôle permanent ou périodique et permettent de mesurer le bon fonctionnement des processus opérationnels. Elles sont réalisées ou non, et lorsque réalisées peuvent être positives (test OK) ou négatives (test KO), elles contribuent à la conformité.
🔎 Les tâches récurrentes de contrôle ont 3 degrés de réponse : Fait OK, Fait KO et Non fait.
La réponse "Fait KO" désigne le fait d'avoir bien réalisé la TR, mais de ne pas avoir trouvé le résultat attendu.
Ces tâches récurrentes peuvent être mise en place dans le cadre d'un plan de contrôle. Cet article vous explique comment.
Date de début et fin de périodicité
Les tâches hebdomadaires et mensuelles sont alignées sur le calendrier, la date de début réelle sera le début de la période (semaine ou mois) intégrant la date de début sélectionnée. Par exemple, une tâche mensuelle avec date de début au 12/01/2024 démarrera en fait le 01/01/2024.
Les tâches trimestrielles, semestrielles et annuelles peuvent être calendaires ou non, en fonction de la date de début choisie.
🔎 Par défaut, quand une périodicité est sélectionnée, Tenacy fixe la date au début de la période calendaire courante. Une autre date peut être choisie et le fonctionnement est le suivant :
Si la date de début correspond à une période calendaire, par exemple 01/01/2024 pour une tâche annuelle ou 01/10/2024 pour une tâche trimestrielle, la tâche sera calendaire, et il sera possible de modifier la date de début pour une autre date calendaire valide.
Si la date de début n'est pas une période calendaire, par exemple 01/04/2024 pour une tâche annuelle ou 15/09/2024 pour une tâche "trimestrielle" alors la tâche sera non calendaire, devant être saisie avant sa date anniversaire - 1 jour, par exemple entre le 01/04/2024 et le 31/03/2025 pour la première itération de l'exemple annuel précédent, et la date de début ne sera pas modifiable.
Fenêtre de réalisation
💡La fenêtre de réalisation, c'est le nombre de jours avant la fin de la période. C'est dans cet intervalle que vous pourrez remplir la tâche récurrente.
Si aucune fenêtre de réalisation n'est spécifiée, une tâche peut être indiquée comme réalisée dès le début de sa période. Par exemple, pour une tâche mensuelle, il est possible de la renseigner comme faite pour la période en cours dès le 1er du mois.
Si une fenêtre est spécifiée, alors la tâche ne peut pas être renseignée avant le début de cette fenêtre et la date de réalisation doit être dans la fenêtre définie. La fenêtre est calculée comme [<date de fin de période> - nb jours, <date de fin de période>]. Par exemple, pour une tâche annuelle, si la fenêtre est de 30 jours, alors la tâche ne peut pas être saisie avant le dernier mois de l'année.
Approbation
Vous pouvez décider que la tâche nécessite une approbation en sélectionnant, dans le champ Approbateur, un utilisateur ou un groupe :
S'il n'y a pas d'approbateur, alors une tâche indiquée réalisée passe directement en état réalisé
S'il y a un approbateur, une tâche indiquée réalisée passe en état attente d'approbation
Si la tâche en attente d'approbation est acceptée, elle est réalisée
Si la tâche est rejetée, elle passe et doit être re-soumise après correction.
🔎 l'approbation s'applique aussi au statut Non Applicable.
Registres
En tant que pilote local, des registres "masqués" peuvent apparaître. Il s'agit des registres auxquels la tâche récurrente appartient, mais qui sont hors du scope du pilote local. Il ne peut donc ni les voir, ni les modifier.
Une fois la tâche récurrente enregistrée et créée, de nouveaux onglets apparaissent : Historique, métriques, fichiers et activités.
Onglet Historique
C'est dans cet onglet que l'on peut voir les différentes occurrences des tâches récurrentes et si elles ont été réalisées ou non, par qui et quand. C'est dans cet onglet que l'on peut indiquer qu'une tâche récurrente est faite ou non.
Onglet Métriques
Vous pouvez associer des métriques à vos tâches récurrentes : ainsi, lors de la saisie de votre tâche, vous pourrez directement saisir la/les métriques associées.
🔎 Vous pouvez lire cet article pour comprendre comment rattacher une métrique à une tâche récurrente.
On peut également simplement consulter les métriques associées aux tâches récurrentes à partir de cet onglet.
Onglet fichiers
Dans cet onglet, vous pouvez consulter les différents fichiers déposés dans la tâche, mais également en ajouter.
Onglet activité
Comme ailleurs dans la solution, l'onglet "Activité" vous permet de constater les différentes étapes de la tâche, mettre des commentaires, des images, des liens...
Création de tâches récurrentes via import (Export / import)
Vous pouvez aussi importer/exporter vos registres de tâches récurrentes et également générer un rapport PDF.
Vous trouverez le template de fichier XLS en cliquant sur "Import XLS".
