Dans Tenacy, terminer une action n'est pas anodin : cela peut implémenter une mesure, fermer un écart, clore un incident, une dérogation ou un projet, et faire évoluer vos scores de conformité.
Pour gagner en contrôle, vous pouvez activer la revue des actions via la préférence action.review : seuls vos pilotes pourront alors terminer les actions, et ainsi appliquer leurs impacts.
Cet article décrit le parcours complet une fois la préférence action.review activée. Pour savoir si cette préférence est pertinente pour votre organisation, consultez l'article dédié à la décision d'activation.
💡 Cet article décrit le comportement quand la préférence de revue est activée. Si elle est désactivée, un contributeur passe ses actions en « Terminé » directement et leurs impacts s'appliquent aussitôt, sans passage par la revue.
Le statut « À examiner », côté contributeur
Quand la préférence action.review est activée, un contributeur ne peut plus passer une action en « Terminé ». Le bouton « Terminé » est grisé et non cliquable, et un message au survol indique que la validation est réservée au pilote.
Le contributeur passe donc son action au statut « À examiner », qui signale qu'elle est prête à être contrôlée.
Au passage à « À examiner », les sous-tâches éventuelles de l'action sont automatiquement terminées. À l'inverse, terminer toutes les sous-tâches d'une action fait passer celle-ci à « À examiner ».
Être notifié des actions à examiner, côté pilote
Lorsqu'une action passe « À examiner », tous les pilotes racine ainsi que les pilotes locaux concernés selon leur rattachement reçoivent une notification via l'icône de notification. Une pastille indique le nombre d'actions en attente de revue.
En cliquant sur cette icône, le pilote est redirigé vers une vue filtrée listant toutes les actions au statut « À examiner ». Cette vue est une redirection vers le registre « Toutes les actions » avec les filtres habituels (périmètre, priorité, responsable, type d'action, etc.) et celui sur les actions en « À examiner », pour retrouver les actions qui le concernent.
💡 Sur les comptes à gros volumes, ces filtres permettent à plusieurs pilotes de se répartir simplement la charge de revue, chacun traitant par exemple les actions de son périmètre.
Consulter les impacts avant de valider
Avant de valider, le pilote peut vérifier ce que la clôture de l'action va produire. Un onglet « Liens » apparaît dans le panneau latéral de l'action dès qu'un objet lui est associé.
Cet onglet liste les objets liés à l'action. En cliquant sur l'un d'eux, le pilote est redirigé vers le module correspondant : par exemple le socle de sécurité pour une mesure, ou la sécurité des projets pour un projet. Il peut ainsi contrôler chaque impact avant de décider.
Les impacts possibles de la complétion d'une action sont : implémenter une mesure, améliorer l'efficacité d'une mesure, fermer un écart, clore un incident, clore une dérogation, clore un projet.
⚠️ Tous les objets liés ne sont pas nécessairement fermés à la complétion de l'action. Un écart associé à plusieurs actions, par exemple, ne se ferme que lorsque sa dernière action de traitement est validée.
Valider l'action
Pour valider, le pilote passe l'action en « Terminé ». Une modale de confirmation récapitule alors les impacts qui vont s'appliquer, afin qu'il confirme en connaissance de cause.
Une fois la validation confirmée, les impacts sont appliqués : la mesure est mise en œuvre ou améliorée, l'écart est comblé, l'incident, la dérogation ou le projet est clos, et les scores concernés sont mis à jour.
Une journée avec la revue des actions
Pour rendre le parcours concret, voici comment il se déroule côté contributeur et côté pilote.
Lundi, 9h00. Claire, contributrice, a terminé son action « Chiffrement des sauvegardes ». Le bouton « Terminé » est grisé, un message lui rappelle que la validation revient au pilote. Elle passe donc l'action « À examiner », et ses sous-tâches sont automatiquement terminées.
Lundi, 10h00. Rémi, pilote, se connecte. Une pastille sur l'icône de notification indique trois actions à examiner. Il clique et atterrit directement sur la vue filtrée dédiée.
Lundi, 10h05. Rémi ouvre l'action de Claire et consulte l'onglet « Liens » : il voit que la clôture va mettre en œuvre la mesure TE019 et combler l'écart GAP034.
Lundi, 10h08. Rémi passe l'action en « Terminé ». La modale récapitule les impacts, il confirme. La mesure est mise en œuvre, l'écart comblé, et les scores sont mis à jour.
Pour mieux visualiser le parcours d'une action à examiner côté contributeur et côté pilote avec la préférence action.review activée, regardez la vidéo ci-dessous :
Effet du statut « À examiner » sur les scores et la progression
Scores des mesures : une action « À examiner » ne modifie pas encore le score. S'il s'agit d'une action d'implémentation, la mesure n'est pas encore implémentée tant que l'action est en « À examiner ».
Progression du plan d'action : une action « À examiner » est considérée comme complétée à 100 % et n'impactera donc pas négativement le pourcentage de progression de votre plan d'action.
Indicateurs : une action « À examiner » est comptée comme « En cours » dans les indicateurs. Activer la préférence action.review donne par ailleurs accès à des indicateurs spécifiques au statut "à examiner".
Points d'attention
La réouverture d'une action déjà clôturée n'est pas gérée pour l'instant. Une action qui repasse « À examiner » après avoir été « Terminée » réapparaît dans la vue filtrée, mais sans impacts associés.
Concernant le connecteur JIRA : lorsque la préférence de revue est activée, la fermeture d'une action côté Jira fait passer l'action correspondante « À examiner » dans Tenacy (et non « Terminé »). Ses impacts ne s'appliqueront qu'après validation par un pilote dans Tenacy.
🔎 Pour savoir si activer la préférence de revue est pertinent pour votre organisation, consultez l'article sur la décision d'activation de la revue des actions.