Une fois une action créée, sa fiche centralise tout son suivi au quotidien. Cet article détaille chacun des onglets disponibles et précise, pour chaque action possible, qui peut la réaliser : pilote ou contributeur.
⚠️ Après toute modification sur la fiche d'une action, pensez à cliquer sur "Enregistrer" en bas à droite de la fiche pour valider vos changements.
Accéder à la fiche d'une action
L'accès à la fiche d'une action dépend de votre rôle :
Contributeurs : module Contributions > onglet Actions, sélectionnez le registre concerné, puis cliquez sur la fiche de l'action. Cette vue ne montre que les actions qui vous sont attribuées.
Pilotes : chemin privilégié via le module Plans d'action, sélectionnez le registre concerné, puis cliquez sur la fiche de l'action. Cette vue montre toutes les actions de votre périmètre, pas seulement celles qui vous sont attribuées.
💡 Les pilotes peuvent aussi accéder aux actions via le module Contributions, mais celui-ci ne remonte que les actions qui leur sont personnellement attribuées, contrairement à Plans d'action qui donne une vision complète du périmètre.
Modifier le statut : faire avancer son action
Modifiable par les pilotes et les contributeurs, avec un chemin différent selon le rôle.
⚠️ Le champ Statut ne se trouve pas au même endroit selon votre rôle. Les contributeurs le modifient depuis l'onglet "Planning" de la fiche. Les pilotes le modifient depuis l'onglet "Information".
Le statut reflète l'état d'avancement réel de l'action et conditionne son impact sur les indicateurs du plan. Cliquez sur le champ Statut et sélectionnez le nouveau statut parmi les options disponibles :
Statut | Effet |
À planifier | Pas de dates. Progression = 0 |
Planifié | Dates de début et fin définies. Progression = 0 |
En cours | Progression à définir manuellement |
En attente | Action mise en pause |
(À examiner) | (Statut disponible si la préférence action.review est activée, voir Revue des actions : le parcours de validation par un pilote. Action finalisée par un contributeur, en attente de validation d'un pilote avant application des impacts.) |
Terminé | Progression = 100% |
Annulé | Action non réalisée |
⚠️ Passer le statut à "À planifier" efface les dates de début et de fin déjà renseignées. Passer la progression à 100% fait automatiquement basculer l'action en "Terminé", sauf si une preuve obligatoire est manquante.
Si le statut est "En cours" ou "En attente", renseignez la progression de l'action (de 0 à 100%) pour refléter l'avancement réel.
⚠️ Attention à l'ordre de vos manipulations. Si vous passez d'abord l'action en "Terminé" (la progression se positionne alors automatiquement à 100%), puis que vous rebasculez le statut vers "En cours", la progression reste affichée à 100% : elle ne se réinitialise pas automatiquement. Or, une progression à 100% sur une action "En cours" fait automatiquement repasser l'action en "Terminé". Pensez donc à vérifier et ajuster le curseur de progression après un tel changement de statut, sous peine de voir l'action se re-terminer involontairement.
Affecter ou modifier le responsable
Modifiable par les pilotes uniquement.
Le champ Responsable désigne la personne ou le groupe chargé de réaliser l'action. Vous pouvez affecter une action à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs. Il est également possible d'affecter chaque sous-tâche d'une action individuellement à un responsable.
🔎 Pour le détail complet (comportement des groupes d'utilisateurs comme responsable, réaffectation en masse, etc.), consultez : Affecter une action à un responsable.
Gain d'efficacité (actions d'amélioration uniquement)
Modifiable par les pilotes uniquement.
⚠️ Cet onglet n'apparaît que sur les actions de type Amélioration.
Le gain d'efficacité indique l'amélioration attendue sur une mesure une fois l'action finalisée (valeur entre 0 et 100). Toute modification recalcule immédiatement l'efficacité courante de la mesure (consultable dans le socle de sécurité) selon la règle : efficacité courante + ancien gain - nouveau gain = nouvelle efficacité courante. Elle ne peut jamais descendre sous 0.
🔎 Pour en savoir plus, consultez : Créer une action d'amélioration.
Preuves
Modifiable par les pilotes et les contributeurs.
L'onglet Preuves permet d'attacher des fichiers ou des liens URL pour documenter la réalisation de l'action. La pièce jointe ou le lien est enregistré automatiquement après dépôt : la preuve est désormais associée à l'action.
💡 Si une preuve obligatoire est configurée via le gabarit, elle doit être fournie avant de passer l'action en "Terminé".
⚠️ Un contributeur peut uniquement ajouter ou supprimer les pièces jointes qu'il a lui-même déposées.
🔎 Pour connaître les formats de fichiers acceptés, consultez : Durée de conservation des fichiers et preuves dans Tenacy.
Charge et coûts
Modifiable par les pilotes et les contributeurs.
L'onglet Tâches et charges permet de renseigner la charge de travail estimée et le coût associé à la réalisation de l'action, au niveau de l'action ou de ses sous-tâches. Ces données s'agrègent automatiquement au niveau du registre.
Coût dépensé : coût effectivement engagé
Coût planifié : budget estimé pour la réalisation
Charge dépensée : temps effectivement consacré à l'action
Charge planifiée : estimation du temps à allouer (en jours ou heures)
Activité
Consultable et alimentable par les pilotes et les contributeurs.
Chaque action dispose d'un fil d'activité qui trace automatiquement chaque changement de champ (statut, date, responsable...) et permet d'ajouter des commentaires pour donner du contexte.
🔎 Pour le détail, consultez : Consulter les changements effectués sur une action.
Supprimer une action
Réservé aux pilotes.
🚫 La suppression est irréversible. Si l'action est de type Amélioration, l'efficacité de la mesure associée sera automatiquement restaurée à hauteur du gain défini.
En bas à gauche de la fiche, cliquez sur le bouton rouge "Supprimer". Une modale de confirmation s'affiche. Cliquez sur "Supprimer" pour valider définitivement la suppression.
Questions fréquentes
Un contributeur peut-il modifier le responsable d'une action ?
Non, seul un pilote peut affecter ou réaffecter un responsable.
Pourquoi je ne trouve pas le champ Statut au même endroit que mon collègue ?
L'emplacement dépend du rôle : onglet "Planning" pour les contributeurs, onglet "Information" pour les pilotes.
Que se passe-t-il si je repasse une action "Terminée" en "En cours" ?
La progression reste à 100% par défaut. Pensez à l'ajuster manuellement, sinon l'action repassera automatiquement en "Terminé".
Que se passe-t-il si je supprime une action d'amélioration ?
L'efficacité de la mesure associée est restaurée à hauteur du gain qui était défini.
Qui peut supprimer une pièce jointe déposée en preuve ?
Un contributeur ne peut supprimer que les pièces jointes qu'il a lui-même déposées.