Lorsque votre organisation comporte de nombreux périmètres, renseigner les propriétés personnalisées et les contacts un par un dans l'application peut rapidement devenir fastidieux. La fonctionnalité d'import/export vous permet de préparer ces données dans un fichier, de les valider en dehors de l'application, puis de les injecter en une seule opération.
⚠️ Prérequis : la fonctionnalité d'import des propriétés et contacts de périmètres est disponible autant pour les pilotes globaux que locaux.
La seule différence pour les pilotes locaux, c'est qu'ils n'ont pas accès aux propriétés restreintes.
1. Exporter les périmètres d'une arborescence
L'export des périmètres vous fournit un fichier de référence qui liste tous les périmètres auxquels vous avez accès, avec leurs propriétés personnalisées et leurs contacts.
C'est le point de départ recommandé avant tout import des propriétés et contacts d'un périmètre : il vous garantit de travailler sur la bonne structure de fichier et avec les bons identifiants de périmètres.
Pour exporter vos périmètres :
Rendez-vous dans le module Organisation.
Sélectionnez l'arbre que vous souhaitez exporter.
Cliquez sur le bouton double flèche en haut à droite.
Cliquez sur Exporter périmètres/groupements XLS
Une fois l'export terminé, le fichier généré est nommé Tenacy Perimeter Export avec le nom re l'arbre et la date du jour (au format JJ-MM-AAAA). Il contient une feuille avec les périmètres et une seconde avec les instructions et la liste de vos propriétés personnalisées. Chaque périmètre apparaît sur une ligne distincte. Les contacts associés à chaque périmètre apparaissent dans une colonne dédiée, les adresses e-mail étant séparées par des virgules au sein d'une même cellule.
2. Vérifier les propriétés et valeurs disponibles avant de préparer votre fichier d'import
Avant de modifier le fichier exporté pour préparer votre import, vérifiez que les propriétés personnalisées que vous souhaitez renseigner existent déjà dans l'application, ainsi que les valeurs que vous comptez leur attribuer (Roue crantée > Propriétés).
⚠️ L'import de propriétés et de contacts ne permet pas de créer de nouvelles propriétés personnalisées. Il permet uniquement d'alimenter des périmètres avec des propriétés déjà configurées dans l'application. De la même façon, pour les propriétés à choix unique ou à choix multiple, seules les valeurs déjà créées dans l'application peuvent être importées.
Pour limiter le risque d'erreurs, votre fichier d'export liste vos propriétés personnalisées et leurs valeurs disponibles dans la feuille "instructions".
🚫 Si une valeur saisie dans votre fichier d'import ne correspond à aucune valeur existante pour une propriété à choix unique ou à choix multiple, l'import génère un message d'erreur sur la ligne concernée. Les autres lignes du fichier sont importées normalement : seule la ligne en erreur est ignorée. Vérifiez l'orthographe exacte et la casse des valeurs dans Roue crantée > Propriétés avant d'importer votre fichier.
3. Préparer votre fichier d'import de propriétés et de contacts
Une fois le fichier exporté et les propriétés vérifiées, vous pouvez modifier le fichier pour préparer votre import. Le comportement de l'import dépend précisément de ce que vous renseignez dans chaque colonne et chaque cellule.
Ce que l'import de propriétés et de contacts permet de faire
Mettre à jour les contacts ou la valeur d'une propriété personnalisée existante sur un ou plusieurs périmètres.
Supprimer les contacts ou la valeur d'une propriété sur un périmètre, en laissant la cellule correspondante vide.
Créer de nouveaux périmètres, dans la limite du crédit contractuel associé à votre organisation.
Ce que l'import de propriétés et de contacts ne permet pas de faire
Supprimer un périmètre existant : un périmètre présent dans l'application mais absent du fichier d'import est ignoré, il n'est ni modifié ni supprimé.
Créer de nouvelles propriétés personnalisées : les propriétés doivent être préalablement créées dans l'application via Roue crantée > Propriétés.
Comportement des colonnes et des cellules lors de l'import
Le tableau ci-dessous détaille l'effet de chaque configuration de colonne et de cellule sur les données de vos périmètres lors de l'import :
Configuration dans le fichier d'import | Effet sur les périmètres dans l'application |
Colonne de propriété absente du fichier | Aucune modification : la valeur existante de cette propriété est conservée sur tous les périmètres |
Cellule vide dans une colonne présente | La valeur de cette propriété est supprimée sur le périmètre concerné |
Cellule renseignée avec une valeur existante | La valeur de cette propriété est mise à jour ou créée sur le périmètre concerné. |
Cellule renseignée avec une valeur inexistante (choix unique ou multiple) | Une erreur est générée sur la ligne concernée, les autres lignes du fichier restent importées |
⚠️ Une cellule vide entraîne la suppression de la donnée correspondante sur le périmètre, et non son ignorance. Pour conserver une valeur existante sans la modifier, laissez-la telle quelle dans le fichier d'import.
Si vous ne souhaitez modifier une propriété sur aucun périmètre de l'arborescence, vous pouvez aussi supprimer la colonne correspondante du fichier : elle sera ignorée lors de l'import, sans effet sur les données existantes.
Règles selon le type de propriété lors de l'import
Propriété en texte libre : toute valeur saisie dans le fichier d'import est acceptée.
Propriété à choix unique : la valeur importée remplace intégralement la valeur existante sur le périmètre. La valeur doit correspondre exactement à une valeur déjà créée dans Roue crantée > Propriétés, sinon une erreur est générée sur la ligne.
Propriété à choix multiple : la valeur importée remplace intégralement l'ensemble des valeurs existantes sur le périmètre. Chaque valeur saisie doit correspondre exactement à une valeur déjà créée dans Roue crantée > Propriétés, sinon une erreur est générée sur la ligne.
4. Importer votre fichier de propriétés et de contacts
Une fois votre fichier préparé et les propriétés et valeurs vérifiées dans Roue crantée > Propriétés, importez le fichier dans votre organisation :
Rendez-vous dans le module Organisation.
Cliquez sur le bouton double flèche en haut à droite.
Cliquez sur Importer périmètres/groupements XLS
Sélectionnez votre fichier d'import.
Un message de confirmation s'affiche.
💡 Seule la clé du périmètre est obligatoire dans le fichier d'import. Toutes les colonnes de propriétés personnalisées sont facultatives.
Ce que vous obtenez après import des périmètres
Une fois l'import terminé, les périmètres de l'arborescence reflètent les données du fichier importé :
Les propriétés sont mises à jour
Les valeurs correspondant à des cellules vides sont supprimées
Les nouveaux périmètres présents dans le fichier sont créés si votre crédit contractuel le permet
Les périmètres absents du fichier d'import ne sont pas affectés et conservent leurs données existantes.
Si une ligne contient une erreur sur une propriété à choix unique ou multiple, seule cette ligne est ignorée, le reste de l'import s'applique normalement.
Les imports apparaissent dans vos logs (⚙️> Logs) dans vos rapports (⚙️> Rapports).
Les imports en échec n’apparaissent pas dans les logs mais font l’objet d’un rapport d’erreur (⚙️ > Rapports).