Ce guide s'adresse aux pilotes qui ont déjà mis en place leurs premières mesures de sécurité et cherchent à optimiser le temps passé sur leur suivi au quotidien.
Trois leviers permettent de gagner un temps précieux : bien onboarder vos contributeurs, piloter via des tableaux de bord plutôt que module par module, et rester sélectif sur les contrôles récurrents que vous mettez en place.
Bien onboarder vos contributeurs pour qu'ils alimentent la plateforme
Le secret d'un suivi de conformité qui ne vous prend pas un temps infini, c'est l'onboarding de vos contributeurs. Ce sont eux qui vont nourrir la plateforme au quotidien, en remplissant les actions et les tâches récurrentes qui leur sont attribuées.
💡 Pour qu'ils renseignent au maximum leurs attributions, nous vous conseillons de :
Ne pas les surcharger de tâches récurrentes : ne leur attribuez que celles que vous êtes sûr qu'ils pourront réaliser, et ajoutez-en progressivement.
Bien renseigner les descriptions des actions et tâches récurrentes que vous leur assignez, pour qu'ils comprennent précisément ce qui est attendu.
Une fois vos contributeurs onboardés, le travail ne s'arrête pas là : un contributeur qui prend du retard sur ses tâches récurrentes peut être relancé par email directement depuis la plateforme, sans avoir à le solliciter manuellement à chaque fois. Cette relance automatisée est un gain de temps important sur la durée.
🔎 Pour configurer les relances automatiques aux contributeurs en retard, consultez : Gestion des notifications.
Piloter via des tableaux de bord
Pour maintenir votre conformité à jour sans passer en revue chaque mesure une à une, le plus efficace est de piloter votre activité via des tableaux de bord dédiés. Un tableau de bord vous permet de voir d'un coup d'œil les efforts à mener et où concentrer vos ressources, plutôt que d'ouvrir chaque plan d'action ou chaque registre séparément.
Suivi des plans d'action
Sur le module Plans d'action, vous pouvez afficher des indicateurs tels que :
Le taux d'atteinte de votre plan d'action : il compare votre progression réelle à la progression que vous devriez avoir à ce stade, en fonction des dates de début et de fin prévues. Un taux supérieur à 100% signifie que vous êtes en avance sur votre planning, un taux inférieur signale un retard à rattraper.
Les actions par statut (ouvertes, planifiées, terminées, en anomalie, en cours, à planifier) avec leur évolution.
La progression en courbe, pour avoir un aperçu de l'évolution dans le temps.
La progression par groupe d'actions, qui peut correspondre aux grands groupes de votre référentiel.
Exemple de tableau de bord de suivi de plan d'action :
Vous pouvez également créer des zooms par thématique, ces thématiques pouvant elles aussi correspondre à des groupes d'actions de votre référentiel :
Suivi des écarts
Un écart correspond à un point de non-conformité identifié, qui nécessite une ou plusieurs actions pour être résorbé. Sur ce module, vous pouvez suivre des indicateurs comme les écarts ouverts, fermés, le taux de traitement courant, ou l'atteinte du traitement par rapport à la date cible de votre registre.
🔎 Pour construire vos propres tableaux de bord, consultez : Créer un tableau de bord pour le suivi des plans d'actions ou Créer un tableau de bord pour le suivi des audits et des écarts.
⚠️ Un tableau de bord ne sert que si vous le consultez régulièrement. Intégrez-le dans une routine hebdomadaire ou bimensuelle : c'est ce qui vous permet de détecter une dérive avant qu'elle n'impacte votre score de conformité ou ne retarde votre mise en conformité.
Suivre les tâches récurrentes sans vous disperser
Les tâches récurrentes sont des vérifications planifiées à intervalles réguliers (mensuelles, trimestrielles, etc.) qui permettent de mesurer si une mesure de sécurité continue de bien fonctionner dans le temps. Elles peuvent elles aussi être suivies dans un registre dédié, avec des indicateurs tels que :
Les saisies sur les 365 derniers jours, sous forme de courbe, pour constater l'évolution
Les saisies sur la période courante
Des blocs chiffrés des tâches faites, non faites, en retard, à approuver ou à faire
⚠️ Il est tentant de cocher toutes les tâches récurrentes et indicateurs proposés par le catalogue Tenacy pour une mesure. Résistez à cette tentation : un contrôle non réalisé compte comme un échec et détériore votre score, alors qu'un contrôle bien tenu le maintient dans la durée. Mieux vaut un ou deux contrôles suivis rigoureusement par mesure que cinq contrôles dont trois finissent abandonnés.
🔎 Pour savoir comment ajouter des contrôles récurrents à vos mesures implémentées, consultez : Mettre en place votre conformité dans Tenacy.
Démontrer l'amélioration continue dans la durée
Atteindre la conformité n'est pas un point final : il faut aussi pouvoir démontrer que vous continuez à l'améliorer dans le temps.
Cette amélioration continue se justifie simplement dans un plan d'action grâce aux actions d'amélioration : ce sont des actions que vous créez sur une mesure déjà implémentée, lorsque vous identifiez un axe de perfectionnement sur son efficacité. Elles se distinguent des actions d'implémentation, qui concernent une mesure pas encore en place.
Dans votre plan d'action, les actions d'amélioration sont identifiables par une icône dédiée, distincte de celle des actions d'implémentation :
🔎 Pour tout savoir sur la création et l'impact des actions d'amélioration, consultez : Créer une action d'amélioration.
Foire aux questions
À quelle fréquence dois-je consulter mes tableaux de bord de conformité ?
Une consultation hebdomadaire ou bimensuelle est un bon rythme pour la plupart des organisations : elle permet de repérer un retard ou une dérive avant qu'il n'impacte significativement votre score.
Faut-il activer tous les contrôles récurrents proposés par Tenacy pour une mesure ?
Non. Il est préférable de sélectionner un ou deux contrôles que vous êtes certain de pouvoir tenir dans la durée, plutôt que d'en activer un grand nombre au risque de les voir abandonnés, ce qui pénalise votre score.
Comment relancer un contributeur qui n'a pas renseigné ses tâches récurrentes ?
Vous pouvez lui envoyer une relance par email directement depuis la plateforme, sans passer par un canal externe. La configuration de ces relances est détaillée dans l'article sur la gestion des notifications.
Que signifie un taux d'atteinte inférieur à 100% sur mon plan d'action ?
Cela signifie que votre progression réelle est en retard par rapport à ce qu'elle devrait être à cette date, compte tenu des dates de début et de fin prévues pour le plan. À l'inverse, un taux supérieur à 100% indique une avance sur le planning.