Les contributeurs
Le secret, c'est l’onboarding des contributeurs
➡️ Ce sont eux qui vont nourrir la plateforme avec le remplissage des actions et tâches récurrentes.
💡Pour qu'ils renseignent au maximum leurs attributions, nous conseillons de :
Ne pas les surcharger de tâches récurrentes. Ne leur attribuez que celles que vous êtes sûr qu'ils pourront faire, et ajoutez en progressivement.
Bien renseigner les descriptions pour qu’ils comprennent de quoi il s'agit.
Pour bien onboarder vos contributeurs dans la plateforme, vous pouvez leur partager quelques supports créés par Tenacy :
Suivi de la conformité : les tableaux de bord
Pour faciliter le maintien de votre conformité, il est nécessaire d'avoir des plans d'actions et de contrôles à jour.
Les plans d'actions
Pour faciliter cette mise à jour et le suivi de vos plans d'actions et d'un point de vue macro, nous vous conseillons de le faire via un tableau de bord. Cela vous permet de voir d'un coup d'œil les efforts à faire et où pousser les ressources.
Exemple de tableau de bord :
Vous pouvez afficher des indicateurs tels que :
le taux d'atteinte de votre plan d'action
les actions ouvertes, planifiées, terminées, en anomalies, en cours, à planifier avec leur évolution
la progression en courbe (vous permettant d'avoir un aperçu dans le temps)
La progression par groupe d'actions (cela peut être les grands groupes de votre référentiel)
Des zooms par thématique : ces thématiques peuvent également être des groupes d'actions
Indicateurs d'écarts : ouverts, fermés, traitement courant, atteinte du traitement, etc.
🔎N'hésitez pas à consulter ces articles sur la création de tableaux de bord pour le suivi des plans d'actions ou suivi des écarts.
Les contrôles (tâches récurrentes)
Les contrôles peuvent également être suivis dans un plan d'action.
Vous pouvez ajouter par exemple les indicateurs suivants au niveau du registre, ainsi que des groupes pour plus de granularité :
Les saisies sur les 365 derniers jours sous forme de courbe (permettant de constater l'évolution)
Les saisies sur la période courante
Des blocs chiffres des tâches faites/non faites, en retard/à approuver, à faire.
Montrer l'amélioration continue
Une fois certifié, il faut montrer que vous faites de l’amélioration continue
Pour cela, il sera intéressant de représenter la progression des actions en courbe dans votre tableau de bord par exemple, cela permet de constater l'évolution des actions en cours/fermées/ouvertes, sur les mois précédents.
Cette amélioration continue peut se justifier simplement dans un plan d’action avec les actions d’amélioration : "on a identifié des améliorations à apporter à ce qui est existant dans l'organisation.
Les actions qui comportent le sigle 
peuvent être interprétées comme de l'amélioration continue.